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Checkliste: Die Pflichten des Arbeitgebers vor und nach Beschäftigungsbeginn

Aktualisiert: 15. Juli 2023

Ein neuer Mitarbeiter tritt in Ihr Unternehmen ein - herzlichen Glückwunsch! Doch bevor der erste Arbeitstag anbricht, gibt es einige wichtige Pflichten, die Sie als Arbeitgeber erfüllen müssen. Auch nach dem Beschäftigungsbeginn sind weiterhin Maßnahmen zu ergreifen, um einen reibungslosen Start sicherzustellen. Damit Sie nichts übersehen, haben wir eine Checkliste für Sie erstellt:


Vor Beschäftigungsbeginn:

  1. Anmeldung zur Sozialversicherung: Stellen Sie sicher, dass Sie den neuen Mitarbeiter vor Dienstantritt zur Sozialversicherung anmelden. Beantragen Sie die Anmeldebestätigung und händigen Sie diese dem Arbeitnehmer gemäß § 41 Abs. 5 ASVG aus.

  2. Identitätsprüfung: Überprüfen Sie die Identität des Arbeitnehmers hinsichtlich Name, Sozialversicherungsnummer und Wohnsitz gemäß § 128 EStG.

  3. Betriebsrat informieren: Informieren Sie den Betriebsrat über die erfolgte Einstellung gemäß § 99 Abs. 4 ArbVG.

  4. Beschäftigung von Ausländern: Wenn es sich um einen ausländischen Arbeitnehmer handelt, prüfen Sie vor Beschäftigungsbeginn, ob eine Beschäftigungsbewilligung erforderlich ist gemäß §§ 3 ff AuslBG. Klären Sie auch ab, ob bereits ein tauglicher Beschäftigungstitel vorliegt. Melden Sie den tatsächlichen Beschäftigungsbeginn innerhalb von 3 Tagen dem AMS gemäß § 26 Abs. 5 AuslBG.

  5. Lehrlinge: Bei der Beschäftigung eines Lehrlings melden Sie diesen unverzüglich, spätestens aber binnen 3 Wochen ab Beginn des Lehrverhältnisses bei der Lehrlingsstelle an. Melden Sie den Lehrling auch bei der zuständigen Berufsschule binnen 2 Wochen ab Beginn des Lehrverhältnisses an.

  6. Personalverwaltung: Erfassen und legen Sie den Arbeitnehmer in der Personalverwaltung an. Das umfasst Arbeitszeit-, Krankenstands- und Urlaubsaufzeichnungen sowie das Lohnkonto und weitere relevante Informationen.

  7. Erfassung relevanter Formulare: Nehmen Sie relevante Formulare für die Personalverrechnung entgegen und erfassen Sie diese. Dazu gehören beispielsweise die Freibetragsmitteilung des Finanzamts, das AVAB/AEAB-Formular (E30), der Pendlerrechnerausdruck (L34 EDV) und der Lohnzettel L16 des vorherigen Arbeitgebers, sofern vom Arbeitnehmer vorgelegt.

  8. Vordienstzeiten: Fordern Sie den Arbeitnehmer auf, Vordienstzeiten anzugeben und nachzuweisen, zum Beispiel durch Dienstzeugnisse oder einen Versicherungsdatenauszug.

  9. Dienstzettel oder schriftlicher Dienstvertrag: Stellen Sie einen Dienstzettel oder einen schriftlichen Dienstvertrag (bzw. Lehrvertrag) gemäß § 2 AVRAG aus.

Nach Beschäftigungsbeginn:

  1. Einarbeitung: Planen Sie eine strukturierte Einarbeitungsphase, um dem neuen Mitarbeiter den Start zu erleichtern. Stellen Sie ihm einen Ansprechpartner zur Seite und klären Sie offene Fragen zu Arbeitsabläufen, Aufgaben und Zielen.

  2. Sicherheit und Gesundheit: Gewährleisten Sie, dass der Arbeitsplatz sicher ist und alle relevanten Arbeitsschutzmaßnahmen eingehalten werden. Weisen Sie den Mitarbeiter in die Sicherheitsrichtlinien ein und klären Sie ihn über Notfallmaßnahmen auf.

  3. Zugang und Ressourcen: Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter Zugang zu allen benötigten Ressourcen wie Computer, Software, E-Mail-Konto und Arbeitsmaterialien hat. Prüfen Sie, ob weitere Zugangsrechte für bestimmte Systeme oder Daten erforderlich sind.

  4. Feedback und Entwicklung: Planen Sie regelmäßige Feedbackgespräche, um die Leistung des Mitarbeiters zu bewerten und seine berufliche Entwicklung zu fördern. Besprechen Sie Ziele und Erwartungen und unterstützen Sie ihn bei der Zielerreichung.

Denken Sie daran, dass diese Checkliste nicht abschließend ist und je nach Unternehmensstruktur und Tätigkeitsbereich angepasst werden kann. Die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und Kollektivverträge ist unerlässlich. Indem Sie diese Checkliste als Leitfaden nutzen, können Sie sicherstellen, dass Sie die wichtigsten Pflichten als Arbeitgeber vor und nach dem Beschäftigungsbeginn erfüllen und somit einen guten Start für den neuen Mitarbeiter ermöglichen.


Zum ersten Mal Arbeitgeber


Der Wechsel vom Ein-Personen-Unternehmen in die Rolle als Arbeitgeber wird oft als ein Wagnis gesehen. Wenn man sich rechtlich und organisatorisch gut darauf vorbereitet, birgt er aber sogar eine große Chance für die Unternehmen. Damit das erste Dienstverhältnis erfolgreich verläuft und es keine unliebsamen Überraschungen gibt, sind jedoch einige wichtige Punkte zu beachten.


Arbeitnehmer ist, wer seine Arbeitskraft in einem Verhältnis persönlicher Abhängigkeit gegen Entgelt einem Arbeitgeber zur Verfügung stellt. Besondere Merkmale sind Weisungsgebundenheit, Bindung an Arbeitszeiten und Einordnung in eine betriebliche Ablauforganisation. Man unterscheidet Arbeiter und Angestellte. Neben arbeitsrechtlichen Gesetzen, wie zum Beispiel das Arbeitszeitgesetz, kommt in den meisten Fällen ein Kollektivvertrag zur Anwendung.


Entgelt ist jede Art von Leistung, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber für seine zur Verfügung gestellte Arbeitskraft bekommt. Mindestgehälter und deren Fälligkeit sind ebenso geregelt wie die Abgeltung von Überstunden. Der Einhaltung der Bestimmungen des Kollektivvertrages zur Entlohnung (Mindestlohn bzw. -gehalt, Zuschläge, Zulagen) kommt große Bedeutung zu. Bitte widmen Sie diesen die nötige Aufmerksamkeit, da im Falle einer Unterentlohnung neben einer Nachforderung von Entlohnung und Sozialversicherungsbeiträgen auch das Risiko einer Verwaltungsübertretung nach dem Lohn- und Sozialdumpingbekämpfungsgesetz besteht.


Ein schriftlicher Dienstvertrag, der von beiden Seiten unterfertigt wird, wird anstelle eines Dienstzettels empfohlen, denn die dort getroffenen Vereinbarungen haben mehr Beweiskraft. Sie dürfen jedoch den gesetzlichen und kollektivvertraglichen Bestimmungen nicht widersprechen. Typischerweise werden im Dienstvertrag Regelungen zur Arbeitszeit (z. B. Durchrechnung der Arbeitszeit), zur Entlohnung (Überstundenpauschale, All-In-Vereinbarungen etc.) bzw. zur Beendigung

(z. B. Vereinbarung abweichender Kündigungstermine) getroffen. Der Arbeitnehmerschutz soll die Sicherheit und die Gesundheit von Arbeitnehmern gewährleisten. Betriebe müssen Arbeitsplätze überprüfen und für die Einhaltung der Vorschriften sorgen. Je nach Größe des Unternehmens sind Betriebe verpflichtet, Verantwortliche für Erste Hilfe, Brandschutz und Sicherheit zu ernennen. Die Arbeitsinspektion kontrolliert und unterstützt bei der Einhaltung der Vorschriften.

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